Wie können wir helfen?

Öffnen Sie die Anmeldeseite Ihrer UNAIT Plattform und geben Sie zunächst den Tenant-Code Ihrer Organisation ein. Nach einem Klick auf „Hier einloggen" werden Sie zur sicheren Anmeldung weitergeleitet und geben dort Ihre persönlichen Zugangsdaten ein. Danach landen Sie direkt auf Ihrem Dashboard.

Der Tenant-Code ist die Kennung Ihrer Organisation in UNAIT. Sie erhalten ihn beim Onboarding von uns bzw. von der Person, die UNAIT in Ihrer Organisation betreut (in der Regel Ihre:r KI-Beauftragte:r). Erscheint die Meldung „Der Tenant-Code ist unbekannt oder inaktiv", prüfen Sie bitte die Schreibweise oder fragen Sie intern nach.

Die Anmeldung läuft über einen zentralen, sicheren Anmeldedienst. Wenden Sie sich für das Zurücksetzen Ihres Passworts an die Person, die UNAIT in Ihrer Organisation administriert, oder schreiben Sie uns kurz an support@unait.de. Wir kümmern uns in der Regel innerhalb eines Werktags darum.

Beim allerersten Login zeigt UNAIT eine Willkommensseite, auf der Sie die Datenschutzerklärung bestätigen. Das ist eine einmalige, rechtlich notwendige Zustimmung. Ohne sie bleiben die geschützten Bereiche der Plattform gesperrt. Ihre Bestätigung wird mit Zeitstempel hinterlegt, danach erscheint die Seite nicht mehr.

UNAIT ist vollständig auf Deutsch und Englisch verfügbar. Sie wechseln die Sprache jederzeit über den DE/EN-Umschalter oben im Kopfbereich der Anwendung. Auch der Fragebogen, die Prüfdokumente und die PDF-Berichte liegen in beiden Sprachen vor.

UNAIT läuft in allen aktuellen Browsern, also Chrome, Edge, Firefox und Safari in einer aktuellen Version. Eine Installation ist nicht nötig. Bitte erlauben Sie Cookies für die UNAIT Domain, da Ihre Sitzung darüber abgesichert wird.

Klicken Sie im Dashboard auf „Neuen Fall starten". Geben Sie den Namen des KI-Tools, Systems oder Workflows an (zum Beispiel ChatGPT oder ein internes System) sowie eine kurze Beschreibung mit dem Verwendungszweck. Mit „Weiter" öffnet sich der Fragebogen, der Sie Schritt für Schritt durch die Risikobestimmung führt.

Ja. Ihre Eingaben werden als Entwurf gespeichert, zusätzlich sichert der Fragebogen Ihren Zwischenstand lokal im Browser und bietet beim nächsten Öffnen die Wiederherstellung an. Wenn Sie die Seite mit ungespeicherten Änderungen verlassen wollen, warnt UNAIT Sie vorher. Über „Speichern" sichern Sie den Stand dauerhaft im Fall.

Direkt an der Frage: Über „Erklärung anzeigen" erhalten Sie eine verständliche Erläuterung, über „Rechtsgrundlagen anzeigen" die relevanten Artikel der EU-KI-Verordnung. Zusätzlich hilft Ihnen der UNAIT KI-Assistent unten rechts. Er kennt alle Fragen des Fragebogens und beantwortet Ihre Frage im Chat.

UNAIT prüft Ihre Antworten automatisch auf Widersprüche, zum Beispiel wenn sich zwei Angaben gegenseitig ausschließen. Solange solche Konflikte bestehen, kann der Fall nicht eingereicht werden. Prüfen Sie die Hinweise unterhalb des Fragebogens, passen Sie die betroffenen Antworten an, und die Einreichung wird wieder freigegeben.

Der Fall wechselt in den Status „Eingereicht" und erscheint in der Prüfliste Ihrer:s KI-Beauftragten. Diese:r gibt den Fall frei, blockiert ihn oder setzt ihn zur Überarbeitung auf „Entwurf" zurück. Den aktuellen Stand sehen Sie jederzeit am Status in Ihrer Fallliste, die komplette Historie im Statusverlauf des Falls.

Ihre Antworten deuten darauf hin, dass das geplante System unter die verbotenen KI-Praktiken nach Artikel 5 der EU-KI-Verordnung fällt. Die Seite erklärt Ihnen, warum das so ist, und nennt die nächsten Schritte. Wichtig: Stellen Sie die Nutzung vorerst ein. Ihr:e KI-Beauftragte:r wird automatisch einbezogen und meldet sich bei Ihnen.

UNAIT stuft jedes KI-System in eine von vier Klassen ein: „Niedriges Risiko" (Dokumentation empfohlen), „Mittleres Risiko" (Transparenzpflichten gelten), „Hochrisiko" (umfassende Dokumentations- und Compliance-Anforderungen) und „Verboten" (der Einsatz ist nach Artikel 5 der EU-KI-Verordnung untersagt). Die Einstufung sehen Sie direkt im Fall und aggregiert im Dashboard.

Die Einstufung erfolgt regelbasiert aus Ihren Fragebogenantworten, entlang der EU-KI-Verordnung: zuerst der Ausschluss verbotener Praktiken (Artikel 5), dann Ihre Rolle (etwa Anbieter oder Betreiber), anschließend die Risikoklassifizierung nach Artikel 6 und Anhang III. Es entscheidet also eine nachvollziehbare, juristisch fundierte Logik, keine KI-Blackbox. Bei Unklarheiten eskaliert UNAIT bewusst an Ihre:n KI-Beauftragte:n.

Je nach Risikoklasse leitet UNAIT automatisch die passenden Prüf- und Nachweisdokumente ab, zum Beispiel Transparenzpflichten, eine DSFA-Prüfung oder einen Risikomanagementplan. Jedes Dokument ist ein geführter Kurzfragebogen mit Fortschrittsanzeige. Der Status zeigt Ihnen, ob alles „Konform dokumentiert" ist oder noch Pflichtfragen offen sind.

Einzelne Antworten in diesem Dokument deuten auf Handlungsbedarf hin, zum Beispiel eine noch fehlende Maßnahme oder eine Angabe, die den Anforderungen widerspricht. Öffnen Sie das Dokument und prüfen Sie die markierten Punkte. Beim Einreichen oder Freigeben mit offenen Hinweisen fragt UNAIT sicherheitshalber noch einmal nach.

Einzelne Pflichten der EU-KI-Verordnung wurden durch die sogenannte Digital-Omnibus-Verordnung zeitlich verschoben. Das Banner zeigt an, ab wann die jeweilige Pflicht gilt. Sie können das Dokument trotzdem schon jetzt vorbereiten, damit Ihre Organisation zum Stichtag fertig ist. UNAIT hält die Termine für Sie aktuell.

Es gibt drei Rollen: „Benutzer:in" legt eigene Fälle an, füllt den Fragebogen aus und reicht zur Prüfung ein. „KI-Beauftragte:r" sieht alle Fälle der Organisation, prüft Einreichungen, gibt frei oder blockiert und erstellt die Berichte. „Admin" betreut die Plattform übergreifend. Welche Rolle Sie haben, sehen Sie oben rechts im Benutzermenü der Anwendung.

Ein Fall durchläuft die Status „Entwurf" (in Bearbeitung), „Eingereicht" (wartet auf Prüfung), „Genehmigt" (freigegeben) und „Blockiert" (Einsatz gestoppt). Zusätzlich kann ein Fall archiviert werden, dann verschwindet er aus der Standardansicht, bleibt aber für Berichte und Audits erhalten.

Ihre Fälle sehen nur Sie selbst, die von Ihnen hinzugefügten Fallbearbeiter:innen sowie die KI-Beauftragten und Admins Ihrer Organisation. Andere Benutzer:innen haben keinen Zugriff. So können Sie auch sensible Vorhaben offen beschreiben.

Öffnen Sie im Fall das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie „Fallbearbeiter:innen". Dort fügen Sie Kolleg:innen über ihre E-Mail-Adresse hinzu. Wichtig: Die Person muss sich zuvor mindestens einmal bei UNAIT angemeldet haben, damit ihr Konto existiert. Hinzugefügte Personen können den Fall lesen und bearbeiten.

Neue Zugänge werden zentral für Ihre Organisation eingerichtet, nicht in der Anwendung selbst. Wenden Sie sich an die Person, die UNAIT bei Ihnen administriert, oder schreiben Sie uns an support@unait.de mit Name, E-Mail-Adresse und gewünschter Rolle. Beim ersten Login wird das Konto automatisch aktiviert.

Eigene Entwürfe können Sie selbst löschen, diese Aktion ist endgültig. Bereits eingereichte oder genehmigte Fälle können nur KI-Beauftragte löschen oder archivieren, damit die Nachvollziehbarkeit für Audits gewahrt bleibt. Archivierte Fälle lassen sich über den Filter „Archivierte einblenden" jederzeit wieder anzeigen und bei Bedarf entarchivieren.

Klicken Sie im Dashboard auf „KI-Inventar", wählen Sie den gewünschten Zeitraum und optional „Archivierte einschließen", dann „PDF herunterladen". Sie erhalten eine vollständige PDF-Liste aller gemeldeten KI-Systeme mit Risikoklassen, ideal für Leitung, Gremien oder Prüfungen. Der Export steht KI-Beauftragten und Admins zur Verfügung.

Der Audit-Export erstellt einen umfassenden PDF-Bericht über alle Fälle Ihrer Organisation im gewählten Zeitraum, inklusive Risikoeinstufungen und Dokumentationsstand. Damit weisen Sie gegenüber interner Revision, Auditor:innen oder Aufsichtsbehörden nach, dass Ihre KI-Governance gelebt wird. Sie finden ihn im Dashboard unter „Audit".

Alle Berichte werden als PDF erzeugt, wahlweise auf Deutsch oder Englisch. PDF ist bewusst das Format der Wahl, weil es unveränderbar und damit audit- und revisionssicher ablegbar ist. Wenn Sie darüber hinaus ein bestimmtes Format benötigen, sprechen Sie uns gern an.

Die Berichtsfunktionen sind der Rolle „KI-Beauftragte:r" und Admins vorbehalten, weil sie Daten der gesamten Organisation enthalten. Wenn Sie die Buttons benötigen, lassen Sie sich von Ihrer Administration die entsprechende Rolle zuweisen.

Der KI-Assistent (der schwebende Button unten rechts) beantwortet Fragen zum Fragebogen und zur EU-KI-Verordnung, direkt im Kontext Ihres geöffneten Falls. Er kennt alle Fragen des Fragebogens und die relevanten Artikel der Verordnung. Wichtig: Er ersetzt keine Rechtsberatung, darauf weist er auch selbst hin.

Nein. Ihre Nachrichten an den KI-Assistenten werden nicht dauerhaft gespeichert. Der Verlauf existiert nur in Ihrem Browser während der laufenden Sitzung und ist nach dem Schließen weg. Das bestätigt Ihnen der Assistent auch beim ersten Start.

Bitte geben Sie derzeit keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten in den Chat ein. Formulieren Sie Ihre Fragen allgemein oder mit anonymisierten Beispielen, das reicht für gute Antworten völlig aus. Für die inhaltliche Arbeit am Fall nutzen Sie den Fragebogen, dort gelten die vertraglichen Datenschutzgarantien vollumfänglich.

Am schnellsten per E-Mail an support@unait.de. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags. Damit wir sofort helfen können, nennen Sie uns bitte Ihre Organisation, den betroffenen Bereich (zum Beispiel Fragebogen oder Export) und fügen Sie wenn möglich einen Screenshot bei.