Anbieter oder Betreiber: Wo die Schwelle wirklich liegt

Stand: 1. September 2026. Berücksichtigt die Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026.

Drei Vorgänge aus dem Hochschulalltag, keiner davon ungewöhnlich:

• Ein Rechenzentrum baut einen Auskunftsbot für die Studienberatung – aufgesetzt auf ein eingekauftes Sprachmodell, gespeist mit den eigenen Ordnungen und Fristen.
• Eine Bibliothek lässt einen Recherche-Assistenten von einem Dienstleister entwickeln und stellt ihn unter dem Namen der Einrichtung bereit.
• Ein Lehrstuhl setzt in der Verwaltung ein Werkzeug ein, das ursprünglich in einem Drittmittelprojekt entstanden ist.

Auf die Frage, in welcher Rolle die Einrichtung dabei steht, lautet die verbreitete Antwort: Betreiber, wir nutzen ja nur. Für eingekaufte Software stimmt das. In diesen drei Fällen stimmt es nicht – und es sind genau die Fälle, die in den Häusern zunehmen.

Dieser Beitrag geht die Rollenfrage am Wortlaut durch: was die Verordnung unter Anbieter versteht, wo die Schwelle zwischen Anpassen und Entwickeln verläuft, und was der Rollenwechsel tatsächlich ändert. Letzteres ist weniger, als die Debatte nahelegt – und an einer Stelle mehr.

1. Was die Verordnung unter „Anbieter“ versteht

Der entscheidende Satz steht in Art. 3 Nr. 3 KI-VO. Anbieter ist danach

„eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Stelle, die ein KI-System oder ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck entwickelt oder entwickeln lässt und es unter ihrem eigenen Namen oder ihrer Handelsmarke in Verkehr bringt oder das KI-System unter ihrem eigenen Namen oder ihrer Handelsmarke in Betrieb nimmt, sei es entgeltlich oder unentgeltlich“.

Drei Wörter tragen die ganze Last. „Oder in Betrieb nimmt“ – neben dem Inverkehrbringen steht eine zweite, gleichrangige Variante. „Entwickeln lässt“ – die Entwicklung muss nicht im Haus stattfinden. Und „unentgeltlich“ – ein Geschäftsmodell ist nicht erforderlich.

Was „in Betrieb nehmen“ bedeutet, definiert Art. 3 Nr. 11: die Bereitstellung eines KI-Systems in der Union zum Erstgebrauch direkt an den Betreiber oder zum Eigengebrauch entsprechend seiner Zweckbestimmung. Der Eigengebrauch ist damit ausdrücklich erfasst.

Daraus folgt: Kein Markt, kein Verkauf, keine Abgabe nach außen ist nötig. Eine Einrichtung, die ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen für sich selbst in Betrieb nimmt, erfüllt die Anbieterdefinition. Ein beauftragter Dienstleister ändert daran nichts, ein Studierendenprojekt ebenso wenig – „entwickeln lassen“ deckt beides ab.

Die Betreiberrolle verschwindet dabei nicht. Art. 3 Nr. 4 definiert den Betreiber als denjenigen, der ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet. Wer selbst baut und selbst einsetzt, erfüllt beide Definitionen. Die Verordnung sieht das ausdrücklich vor; die Rollen schließen einander nicht aus.

Kurzform: Wer einkauft, ist Betreiber. Wer selbst baut, ist beides.

Ein häufiger Einwand: Aber wir bauen ja nur einen Aufsatz auf ein fremdes Modell. Das spricht nicht dagegen. Die Verordnung unterscheidet zwischen dem KI-Modell und dem KI-System; das System ist mehr als das Modell, auf dem es aufsetzt.

2. Wo die Schwelle liegt – und wo nicht

Aus dem Vorstehenden folgt nicht, dass jede Berührung mit einem Modell zur Anbieterrolle führt. Die Definition verlangt Entwicklung, nicht Verwendung. Zwischen beidem liegt ein breites Feld, das die Verordnung nicht mit einer Zahl abgrenzt, sondern über die Zweckbestimmung.

Was die Schwelle in aller Regel nicht überschreitet

• Eine Prompt-Vorlage oder ein Satz gespeicherter Systemanweisungen für ein eingekauftes Werkzeug.
• Eine schlichte Anbindung an eigene Dokumente, bei der ein fremder Dienst die Suche und die Antwort übernimmt.
• Das Einstellen von Parametern im Rahmen dessen, was der Hersteller vorgesehen hat.
• Ein eigener Name für ein eingekauftes System im internen Sprachgebrauch. Entscheidend ist, unter wessen Namen es bereitgestellt wird, nicht wie es intern genannt wird.

Was dafür spricht, dass es das eigene System ist

Es kommt auf das Gesamtbild an. Je mehr der folgenden Punkte zutrifft, desto eher liegt Entwicklung vor:

• Eigene Zweckbestimmung. Das System ist für einen Zweck gebaut, den kein Hersteller so vorgesehen hat.
• Eigene Datenbasis. Eigene Inhalte bestimmen maßgeblich, was herauskommt.
• Eigener Ausgabeprozess. Vor- und Nachverarbeitung, Filter, Bewertungslogik, Zusammenführung mehrerer Quellen.
• Eigene Entscheidung über Modellwechsel und Rollout. Wer entscheidet, wann welches Modell dahinterliegt und wer Zugang bekommt.
• Eigene Bereitstellung unter eigenem Namen. Studierende und Beschäftigte sehen ein Angebot der Einrichtung, keine fremde Marke.

Zwei weitere Wege führen ebenfalls über die Schwelle. Art. 25 macht zum Anbieter, wer ein Hochrisiko-System wesentlich verändert oder ihm eine Zweckbestimmung gibt, durch die es zum Hochrisiko-System wird. Und wer ein Modell mit allgemeinem Verwendungszweck erheblich nachtrainiert, kann zum Anbieter des veränderten Modells werden – mit den Pflichten aus Kapitel V, die seit dem 2. August 2025 gelten und vom Digital Omnibus nicht verschoben wurden.

Wo die Grenze im konkreten Fall verläuft, ist eine Frage der Umstände und gehört in die Rechtsabteilung oder zu einer Kanzlei. Was sich allgemein sagen lässt: Die Frage stellt sich häufiger, als sie gestellt wird.

3. Die Gegenprobe: Was die Rolle nicht auslöst

Hier wird in der Debatte am meisten übertrieben, deshalb im Wortlaut: Art. 16 beginnt mit „Anbieter von Hochrisiko-KI-Systemen müssen“. Nicht „Anbieter müssen“.

Was daran hängt – Qualitätsmanagementsystem (Art. 17), technische Dokumentation (Art. 18), Protokollaufbewahrung, Konformitätsbewertung (Art. 43), CE-Kennzeichnung, Registrierung in der EU-Datenbank – setzt beides voraus: die Anbieterrolle und die Hochrisiko-Einstufung. Wer einen internen Auskunftsbot selbst baut, der weder in Anhang I noch in Anhang III fällt, bekommt diese Liste nicht automatisch mit.

Das ist keine Nebensächlichkeit. Eine Einrichtung, die aus Sorge vor der Anbieterrolle Eigenentwicklung unterlässt, hätte auf Grundlage einer falschen Prämisse entschieden.

4. Was sich tatsächlich ändert

Die Offenlegung wird zur Systemeigenschaft

Art. 50 Abs. 1 verlangt, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit Menschen bestimmt sind, „so konzipiert und entwickelt“ werden, dass die betroffenen Personen informiert werden. Adressat ist der Anbieter. Beim eingekauften Chatbot ist das die Aufgabe des Herstellers; beim Eigenbau ist es die eigene – und zwar als Eigenschaft des Systems, nicht als nachträglicher Hinweis auf einer Webseite. Art. 50 Abs. 5 ergänzt: spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion, in klarer und eindeutiger Weise, den geltenden Barrierefreiheitsanforderungen entsprechend.

Bei generierten Inhalten kommt eine echte Zusatzpflicht dazu

Art. 50 Abs. 2 verpflichtet Anbieter von Systemen, die synthetische Inhalte erzeugen, diese Ausgaben maschinenlesbar als künstlich erzeugt zu kennzeichnen. Dass davon auch Text erfasst ist, bestätigt der durch den Digital Omnibus eingefügte Art. 111 Abs. 4, der wörtlich von Anbietern spricht, deren Systeme „synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte erzeugen“. Diese Pflicht hängt nicht an der Risikoklasse. Sie ist die eine substanzielle Zusatzpflicht, die die Anbieterrolle jenseits der Offenlegung mit sich bringt.

Und wenn es später doch kritisch wird, steht niemand daneben

Das ist der Punkt, der in der Praxis am meisten wiegt. Systeme wandern. Ein Beratungsassistent, der zunächst nur Auskunft gibt und später bei der Zuweisung zu Studienplätzen oder der Bewertung von Leistungen mitwirkt, kann in Anhang III Nr. 3 landen. Beim eingekauften System bringt der Hersteller dann technische Dokumentation, Risikomanagement und Konformitätsbewertung mit. Beim Eigenbau gibt es diesen Hersteller nicht.

Nicht mehr Pflichten. Aber Sie tragen sie allein – und rückwirkend lässt sich Dokumentation nicht erzeugen.

5. Warum das eine Frage der laufenden Erfassung ist

Keiner der beschriebenen Übergänge wird als Rollenwechsel beschlossen. Niemand setzt „Wir werden Anbieter“ auf eine Tagesordnung. Sie passieren als Projektentscheidung, als Feature im nächsten Release, als gute Idee eines Lehrstuhls, als Verlängerung eines Dienstleistungsvertrags um einen weiteren Baustein.

Deshalb ist die Rollenfrage keine, die sich einmal beantworten und abheften lässt. Sie ist eine Eigenschaft eines Bestands, der sich bewegt – und beantwortbar nur für den, der weiß, was in seinem Haus läuft, wer es eingeführt hat, wie viel davon selbst gebaut wurde und was sich seit der letzten Betrachtung geändert hat.

In den meisten Einrichtungen, mit denen wir sprechen, ist genau das die offene Flanke: nicht die Einordnung, sondern die Grundlage dafür.

Fazit

„Wir nutzen ja nur“ ist eine Halbwahrheit, die vor allem eines tut: Sie beruhigt an der Stelle, an der es sich zu schauen lohnt. Wer einkauft, ist Betreiber. Wer selbst baut, ist beides – und wer nicht laufend erfasst, was gebaut wird, merkt nicht, wann das eintritt.

UNAIT strukturiert diese Erfassung, Einordnung und Dokumentation und liefert eine dokumentierte Ersteinschätzung als Grundlage für die rechtliche Prüfung. Die Bewertung des Einzelfalls bleibt bei Ihrer Rechtsabteilung – dieser Beitrag ordnet die Rechtslage allgemein ein und ersetzt sie nicht.

Weiterlesen: Nachfrage der Aufsicht: Was heute vorgelegt wird – und was noch nicht geht durch, wer in Deutschland seit dem 29. Juli 2026 fragen darf und was dabei verlangt werden kann.

Hinweis: Stand: 1. September 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für die verbindliche Bewertung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an Ihre Rechtsabteilung oder eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt. Quellen: Verordnung (EU) 2024/1689 (Art. 3 Nr. 3, 4, 9, 10, 11; Art. 16, 17, 18, 25, 43, 50, Kapitel V, Anhang I und III); Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, ABl. L vom 24. Juli 2026 (Art. 111 Abs. 4).

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